Sådan passer vi på jeres oplysninger

Børnehuset Sommerfuglen er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om børn og forældre.

Børnehuset Sommerfuglen, Jellingvej 13, 7100 Vejle. CVR 32526047. Telefon 32 14 91 98. Mail mail@bhsf.dk.

Hjemmesiden bruger ingen cookies og ingen værktøjer til analyse eller annoncer. Den henter ikke indhold fra andre tjenester, mens du læser.

Når siden vises, registrerer vores hostingudbyder, Google Firebase, tekniske oplysninger i en log: din IP-adresse, tidspunktet, hvilken side du åbnede, og hvilken browser du bruger. Loggen bruger vi kun til at holde siden sikker og i drift. Den slettes automatisk efter 30 dage.

Grundlaget for loggen er vores legitime interesse i at holde siden sikker og i drift (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Når I skriver jer op, får vi: vuggestue eller børnehave, barnets fødselsdato eller termin, ønsket startmåned, om barnet har søskende i huset, jeres navn, mail og telefon og en eventuel besked. Vi spørger aldrig om CPR-nummer eller helbred.

Vi bruger oplysningerne til at føre ventelisten og til at kontakte jer, når der er en plads. Grundlaget er, at I selv har bedt om at blive skrevet op (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).

Ventelisten er et regneark i institutionens delte drev i Google Workspace. Kun husets ledelse har adgang. Når I skriver jer op på mail, telefon eller hjemmesiden, skriver vi jer ind i regnearket. Skriver I jer op på hjemmesiden, får I en bekræftelse på mail. Google behandler oplysningerne for os som databehandler.

Mailen ligger i indbakken til mail@bhsf.dk og slettes efter samme frist. Det gælder også bekræftelsen, som ligger i mappen Sendt.

Hvornår sletter vi en opskrivning?

• Når barnet er startet hos os. Så overgår oplysningerne til barnets almindelige indskrivning.
• Når I beder os om det.
• Senest når barnet fylder 6 år.

Når I melder jeres barn ud, får vi barnets fornavn og fødselsdato, jeres navn, mail og telefon, den sidste dag, årsagen og en eventuel besked.

Vi bruger oplysningerne til at afslutte pladsen og betalingen. Mailen er dokumentationen for udmeldelsen. Grundlaget er aftalen om pladsen (artikel 6, stk. 1, litra b) og vores pligt til at gemme regnskabsmateriale (litra c).

Vi gemmer udmeldelsen i 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor pladsen slutter, som bogføringsloven kræver. Derefter sletter vi den.

Skriver I til mail@bhsf.dk, gemmer vi mailen, så længe vi har brug for den for at svare og følge op. Vi sletter henvendelser, vi ikke længere har brug for, senest 12 måneder efter den sidste kontakt.

Skriv ikke oplysninger om jeres barns helbred i en mail. Ring hellere.

For at kunne passe jeres barn og opfylde dagtilbudsloven behandler vi almindelige oplysninger om barn og forældre, fx navn, adresse og kontaktoplysninger. Ved kontrakten får vi CPR-numre, fordi vi skal bruge dem til tilskud og betaling. Det sker ved opstarten, aldrig via hjemmesiden.

Oplysninger om helbred, fx allergi, behandler vi kun, når I har givet samtykke, eller når det er nødvendigt for at passe godt på barnet.

Kun lederen og de voksne, der arbejder tæt med barnet, har adgang til oplysningerne. Vi sletter oplysningerne om børn og forældre, når barnet stopper, medmindre loven kræver, at vi gemmer dem længere.

Hvem hjælper os med oplysningerne?

Vi bruger leverandører, der behandler oplysninger for os efter en databehandleraftale:

• Google Workspace (mail og ventelisten) og Google Firebase (hjemmesiden)
• Tabulex (beskeder og information til forældre)
• Dataløn (løn)
• Vejle Kommune og SKAT modtager oplysninger, når loven kræver det

Overføres oplysningerne til lande uden for EU?

Google kan behandle oplysningerne i lande uden for EU, også i USA. Det sker efter EU-US Data Privacy Framework, som Google er tilmeldt, og som EU-Kommissionen har godkendt.

I har ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi har om jer og jeres barn, og til at få forkerte oplysninger rettet. I kan i visse tilfælde få oplysninger slettet eller begrænset, gøre indsigelse eller få oplysningerne udleveret. Har I givet samtykke, kan I altid trække det tilbage.

Skriv til mail@bhsf.dk eller ring på 32 14 91 98, så svarer vi inden for en måned.

Klage

Er I utilfredse med, hvordan vi behandler jeres oplysninger, kan I klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.